Invitado

Via dit overzicht houden we je op de hoogte van updates in Extracto Abstract Handling. Ook eerdere wijzigingen zijn op deze pagina terug te vinden.

Omdat updates niet vlak voor of tijdens events plaatsvinden houden wij geen vaste releasemomenten aan. Wanneer er een update heeft plaatsgevonden word je daarvan op de hoogte gesteld via een melding in de applicatie.

• Inzendingen met een geüpload bestand (zoals een poster of presentatie) worden voortaan gemarkeerd in het overzicht.

• Auteurs kunnen nu als primair verantwoordelijke voor een inzending worden gemarkeerd.
• Auteurs die als primair verantwoordelijke zijn gemarkeerd, worden onderstreept in de PDFs en het reviewportal.

• De beveiliging van figuren en geüploade bestanden is verder aangescherpt.
• De iconen voor importeren/exporteren van data en downloaden/uploaden van bestanden zijn verduidelijkt.

• Op het dashboard is de status van het inzendformulier en het reviewportal inzichtelijk gemaakt.
• Wanneer het Puerto event ID aan de settings van de call for papers is toegevoegd, wordt Extracto ook getoond in de sidebar van andere applicaties binnen het ecosysteem.
• In de auto-assign tool kan de indeling worden beperkt tot één paper type en kunnen reviewers worden toegekend op basis van hun 'preferred categories'.
• Handelingen van reviewers en acties van administrators rondom reviewers worden uitvoeriger bijgehouden. Een overzicht van deze handelingen is terug te vinden in de 'Logs' tab van een reviewer.
• Zodra de call for papers is gemarkeerd als 'ready for result assignment' wordt wanneer de sluitingsdatum gepasseerd is de mogelijkheid om reviewers toegang te verlenen tot het reviewportal verborgen.
• Inhoud van e-mails wordt voortaan tijdens het opslaan al gecontroleerd op valide syntax.

Uitgelicht

• Het inzendformulier en reviewportal kunnen nu vooraf worden bekeken zonder inzenders en reviewers op dat moment al toegang te geven. De configuratie en thematisering van de call for papers kunnen via deze preview worden getest.
• Bij referenties kan worden gekozen tussen de types 'Book', 'Journal article', 'Website' en 'Manual entry'. Het gekozen type bepaalt de formuliervelden die ter invulling worden getoond. Referenties worden vervolgens in APA-stijl weergegeven.

Overige verbeteringen

• Gearchiveerde call for papers zijn inzichtelijk gemaakt en kunnen uit het archief worden teruggehaald.
• Het dashboard is aangevuld met informatie over reviews en resultaten.
• De content boven het inzendformulier en de e-mail na inzending kunnen nu worden opgemaakt met behulp van een WYSIWYG-editor.
• Het verzenden van e-mails naar inzenders en reviewers is versneld.
• Het paper types-overzicht is uitgebreid met het maximale aantal woorden en afbeeldingen.
• Vanuit het papers-overzicht kunnen alle papers nu in één PDF worden gedownload.
• Scores van papers kunnen worden weergegeven als totaal, gemiddelde of beide.
• De keuze voor het paper type van een paper wordt niet getoond als er slechts één paper type beschikbaar is.
• Alle papers moeten tenminste één auteur en betrokken organisatie hebben.
• Bij betrokken organisaties hoeft niet langer verplicht een afdeling te worden ingevuld.
• Vanuit de checklist kan rechtstreeks een uitnodiging worden verzonden aan alle reviewers.
• Bij het handmatig toekennen van reviewers aan een paper wordt per reviewer het aantal toegekende papers getoond.
• Het reviewportal kan nu ook in het Nederlands worden gebruikt.
• Activiteiten van reviewers worden gelogd en opgeslagen, en kunnen bekeken worden door de beheerder
• In het reviewportal en in PDF's worden enters in de inhoud van papers nu correct weergegeven.
• Een result route kan worden getest door een e-mailadres in te voeren en een paper te selecteren. Een voorbeeld van de resultaatmail wordt naar het opgegeven e-mailadres verzonden.

Uitgelicht

• Na de reviewperiode kunnen papers aan resultaatroutes worden gekoppeld, waarbij optioneel een e-mail met de uitslag naar de inzender kan worden verzonden. Inzenders van goedgekeurde papers wordt eventueel gevraagd om een bestand te uploaden, zoals een poster of presentatie.

Overige verbeteringen

• Voor eenvoudige identificatie van papers wordt op diverse plekken nu ook het nummerieke ID van de paper getoond.
• In het reviewersoverzicht kunnen e-mails nu worden verzonden naar een selectie van reviewers door eerst de bijbehorende checkboxes aan te vinken.
• Bij het mailen van reviewers kan worden gekozen voor diverse e-mailvarianten: previewtoegang tot het reviewportal, een uitnodiging tot reviewen, een reminder voor openstaande reviews, of een melding dat nieuwe papers aan de reviewer zijn gekoppeld.
• Op de detailpagina van een reviewer is een overzicht van gekoppelde papers toegevoegd.
• In het reviewportal kunnen reviewers naast individuele papers nu ook alle papers in één PDF downloaden.
• Boven het inzendformulier wordt de sluitingsdatum van de inzendperiode getoond.
• Referenties mogen niet langer een toekomstig publicatiejaar hebben.
• Het aantal figuren voor een paper type is gemaximeerd op 20.

• Binnen een call for papers kunnen nu ook meerdere paper types worden beheerd, ieder met eigen categorieën, formuliervelden en beoordelingscriteria. Hierdoor is het bijvoorbeeld mogelijk om abstracts en case reports binnen dezelfde call for papers te ontvangen.
• Uitgevoerde reviews en de daaruit voortvloeiende scores kunnen vanuit het papersoverzicht worden geëxporteerd.

• Papers kunnen geautomatiseerd worden toegekend aan de beschikbare reviewers.
• Bij het toekennen van een reviewer aan een paper kan optioneel direct een e-mailnotificatie naar de reviewer worden verzonden.
• In diverse overzichten wordt nu ook gelijk de score van de papers getoond.
• Reviewers kunnen papers waar nodig markeren als 'conflict of interest', 'must be reviewed by another reviewer' of 'lacking information'. De beheerder van de call for papers wordt hiervan op de hoogte gesteld.
• In uitzonderingssituaties kan een reviewer na het verstrijken van de reviewperiode toegang worden verschaft tot het reviewportal.

Uitgelicht

• Er is een reviewportal toegevoegd waarin reviewers op basis van één of meerdere criteria hun toegewezen papers kunnen beoordelen. Het is mogelijk om reviewers via een globale setting leesrechten te geven tot alle papers. Indien gewenst kunnen de inzenders van papers (eveneens globaal) worden geanonimiseerd voor reviewers.

Overige verbeteringen

• Boven het inzendformulier kan optioneel een korte tekst worden geplaatst.
• In de bevestigingsmail voor inzenders is de periode opgenomen waarbinnen de inzending kan worden aangepast of ingetrokken. De tekst van de bevestigingsmail kan desgewenst worden aangepast.
• In e-mails naar inzenders en reviewers kan optioneel contactinformatie van de organisatie worden toegevoegd.
• Na publicatie van de call for papers wordt het bewerken van categorieën en contentvelden met het oog op al ingediende papers beperkt.
• In het overzicht van contentvelden worden nu ook de standaardvelden 'title' en 'remarks' getoond.
• De volgorde van categorieën en contentvelden kan handmatig worden aangepast.
• Het is niet langer mogelijk om tegelijk een globale woordlimiet en een woordlimiet per contentveld toe te passen.
• Bij contentvelden waarop een woordlimiet van toepassing is wordt live het aantal gebruikte woorden getoond.
• Papers kunnen als PDF worden gedownload, ook vanuit het nieuwe reviewportal.
• Foutpagina's voor inzenders (zoals de 'call for papers is gesloten'-melding) worden nu ook in de stijl van de call for papers opgemaakt.
• De voortgang van de checklist voor het configureren van de call for papers wordt nu ook getoond in het menu.

• Initiële release van de applicatie.